Artikel Manajemen Proyek & Risiko

PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK

(ELECTRONIK LIBRARY)

Oleh : Annaas Pamungkas

Sistem Komputer

Universitas Gunadarma

Abstrak

Pada saat ini perkembangan Teknologi, Informasi dan Komunikasi di segala bidang sudah semakin pesat. Pada bidang pendidikan yang mengarah terhadap kecintaan akan membaca dapat ditingkatkan melalui buku-buku bacaan yang bermanfaat dengan mencari informasi-informasi yang berguna. Dengan memanfaatkan teknologi informasi seperti internet sebagai perpustakaan elektronik yang dapat dimanfaatkan dalam mencari informasi-informasi yang diinginkan. Dengan perpustakaan elektronik dapat menghilangkan hambatan jarak, waktu, dan ruang atau tempat dalam pencarian informasi-informasi yang diinginkan.

Kata kunci : Teknologi, Informasi, Komunikasi, Perpustakaan Elektronik

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Kata perpustakaan memang sudah tidak terlalu asing lagi, apabila mendengar kata perpustakaan tentu yang ada dalam benak dan bayangan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan buku bacaan. Di Perpustakan pasti akan ada meja, rak buku, lemari, dan petugas perpustakaan. Dan buku-buku itu dapat bermanfaat apabila ada pembaca yang datang untuk memanfaatkan buku-buku yang sudah disediakan di perpustakaan itu. Perpustakaan tidak akan berfungsi dan bermanfaat bagi siapapun apabila tidak ada pengguna yang datang. Perkembangan Teknologi, Informasi dan Komunikasi saat ini sudah semakin canggih. Dengan perkembangan tersebut dapat dimanfaatkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien. Awalnya kita harus datang ke perpustakaan, kemudian pengguna memperoleh apa yang dicarinya yaitu buku yang dibutuhkannya. perpustakaan seperti ini banyak risikonya. Risiko itu antara lain bila buku hilang atau rusak akan sangat berpengaruh pada para pengguna sendiri. Misal karena seringnya dipegang oleh banyak orang sehingga banyak tulisan yang sudah sulit dibaca. Untuk judul buku yang sangat terbatas, bagi pengguna akan menemui kendala. Karena yang akan menggunakan lebih dari satu atau dua orang sehingga harus berbagi dengan pengguna lain. Selanjutnya apabila pengguna datang ke perpustakaan secara bersamaan, maka dapat mempengaruhi pelayanan di perpustakan tersebut. Karena hal tersebut membuat petugas perpustakaan menjadi kesulitan melayani para pengguna yang datang. Dalam hal ini, perpustakaan yang merupakan salah satu sistem informasi yang sangat penting dalam hal mengumpulkan, mengelola, dan menyebarkan informasi penting yang dibutuhkan oleh masyarakat. Hal ini sesuai dengan fungsi dari sebuah perpustakaan itu sendiri, yaitu sebagai fungsi informasi. Oleh karena itu perpustakaan harus berbenah untuk mengatasi risiko-risiko tersebut dengan memanfaatkan dan mengoptimalkan teknologi komputer serta telekomunikasi, hal tersebut dapat diatasi dengan jalan mendirikan sebuah perpustakaan elektronik (Elektronik Library), agar kebutuhan masyarakat terhadap informasi dapat segera atau cepat mendapatkan apa yang dibutuhkannya. Kemudahan dan kecepatan dalam memperoleh informasi dapat dirasakan oleh masyarakat, sehingga dapat menghindari hambatan waktu, jarak, dan ruang atau tempat.

Pembahasan

Perpustakaan elektronik (Elektronik Library) merupakan sebuah sistem informasi yang menggunakan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) dalam mengelola, melayani dan menyajikan informasi. Para pengguna mudah mendapatkan informasi yang diinginkan dengan melalui perangkat elektronik dan perangkat telekomunikasi yaitu komputer dan internet. Para pengguna tidak perlu memegang buku untuk dibaca dan membawa buku ke rumah, namun pengguna hanya membaca melalui layar monitor dan masukkan kata atau kalimat menggunakan papan ketik (keyboard) pada komputer untuk mencari informasi yang diinginkan. Perpustakaan elektronik merupakan penyedia informasi, transaksi dan layanan informasi yang bersifat elektronik. Perpustakaan elektronik juga merupakan salah satu program pembelajaran jarak jauh, yang dimana para pengguna berada pada tempat atau ruang dimana saja dan di waktu kapan pun. Adapun pengaturan agar terciptanya suatu perpustakaan elektronik yang efektif dan efisien yaitu :

• Membentuk suatu organisasi dalam tiap-tiap bagian atau divisi untuk menjalankan sebuah perpustakaan elektronik sesuai dengan keahlian masing-masing bagian atau divisi, terutama dalam mengurus bagian perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), bagian pengadaan, dan bagian atau divisi pelayanan. Semua bagian atau divisi saling melengkapi dalam menyediakan informasi dengan bentuk elektronik yang dibutuhkan masyarakat dalam mencari informasi.

• Mengatur sistem pelayanan dalam memudahkan para pengguna (user) saat mencari informasi yang dibutuhkan melalui perpustakaan elektronik tersebut dengan memberikan petunjuk dan informasi yang lengkap dalam memudahkan pencarian informasi yang dibutuhkan user. Hal tersebut dijalankan dengan maksud bahwa setiap user memiliki kondisi yang berbeda, pengetahuan dan pengalaman user berbeda. Penggunaan mesin pencari (search engine) dapat memudahkan user dalam mencari informasi yang dibutuhkan dengan memasukkan kata kunci (keyword).

Dalam membuat sebuah perpustakaan elektronik tentunya kita akan dihadapi oleh berbagai macam risiko yang akan dihadapi. Dimana risiko-risiko tersebut harus kita tangani, agar perpustakaan elektronik yang dijalankan dapat bermanfaat bagi masyarakat banyak, maka kita harus mengetahui apa saja risiko-risiko yang akan dihadapi dalam menjalankan sebuah perpustakaan elktronik. Adapun risiko-risikonya yaitu :

• Penggunaan perangkat teknologi (komputer dan telekomunikasi) yang masih cenderung mahal, sehingga hanya pengguna tertentu saja yang dapat menikmati perpustakaan elektronik.
• Pemanfaatan perpustakaan elektronik hanya dapat dinikmati oleh kalangan yang telah mahir dalam memanfaatkan fasilitas ini.
• Membutuhkan para ahli di bidang perangkat yang berhubungan dengan perpustakaan elektronik, karena harus menjaga sebuah perpustakaan elektronik agar tetap berjalan sesuai yang diharapkan, karena terdapat gangguan-gangguan yang dapat mengganggu jalannya perpustakaan elektronik seperti seseorang atau sekelompok orang mengacak-acak sistem, virus yang mengganggu, kondisi fisik yang terganggu, dan database yang besar.

Keuntungan dalam menggunakan layanan perpustakaan elektronik yaitu memudahkan para pengguna dalam pencarian informasi yang dibutuhkan dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat tanpa terganggu oleh kendala jarak, waktu, dan ruang atau tempat

Kesimpulan

Dengan perkembangan Teknologi, Informasi, dan Komunikasi yang semakin pesat dapat memudahkan kita dalam mencari berbagai informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan elektronik merupakan suatu sistem informasi yang dapat dimanfaatkan dalam mencari informasi yang dibutuhkan dengan bentuk perangkat elektronik yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan pengelolaan, maupun pelayanan serta penyediaan informasinya yang berupa komputer.

Referensi :

Ø http://www.media.diknas.go.id/media/document/4333.pdf

Manajemen Risiko

MANAJEMEN RISIKO

Oleh : Annaas Pamungkas

Sistem Komputer

Universitas Gunadarma

Risiko

Risiko dalam suatu proyek dapat didefinisikan sebagai suatu penjelasan terhadap akibat yang tidak menguntungkan, secara finansial maupun fisik, sebagai hasil dari keputusan yang diambil atau akibat kondisi lingkungan di lokasi suatu kegiatan. Risiko berhubungan dengan ketidakpastian ini terjadi oleh karena kurang atau tidak tersedianya cukup informasi tentang apa yang akan terjadi. Sesuatu yang tidak pasti (uncertain) dapat berakibat menguntungkan atau merugikan.menurut Wideman, ketidak pastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan dikenal dengan istilah peluang (Opportunity, sedangkan ketidak pastian yang menibulkan akibat yang merugikan dikenal dengan istilah risiko (Risk).

Secara umum risiko dapat diartikan sebagai suatu keadaan yang dihadapi seseorang atau perusahaan dimana terdapat kemungkinan yang merugikan. Bagaimana jika kemungkinan yang dihadapi dapat memberikan keuntungan yang sangat besar sedangkan kalaupun rugi hanya kecil sekali? Misalnya membeli loterei. Jika beruntung maka akan mendapat hadiah yang sangat besar tetapi jika tidak beruntung uang yang digunakan membeli loterei relatif kecil. Apakah ini juga tergolong Risiko? jawabannya adalah hal ini juga tergolong risiko. Selama mengalami kerugian walau sekecil apapun hal itu dianggap risiko.

1. Kejadian yang sering terjadi pada event tertentu atau factor yang terjadi selama proses konstruksi untuk merusak proyek ( Faber, 1979).

2. Kurangnya atau lemahnya prediksi tentang struktur yang akan terjadi atau konsekuensi dari keputusan atau situasi perencanaan (Hertz & Thomas, 1983).

3. Hubungan yang tidak pasti dengan perhitungan pengeluaran, ada kesempatan agar hasil lebih baik dari yang diduga seperti juga hal yang lebih buruk dari yang diperkirakan (Lifson & Shaifer, 1982).

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa risiko adalah suatu kondisi yang timbul karena ketidakpastian dengan peluang kejadian tertentu yang jika terjadi akan menimbulkan konsekuensi tidak menguntungkan

Selain itu, risiko adalah bagian penting yang harus diketahui dalam suatu pelaksanaan terhadap manajemen risiko, karena risiko adalah akar teori dan permasalahan untuk mengembangkan teknik-teknik dan analisa dalam menanggulangi risiko tersebut.

Kategori risiko

Risiko dapat dikategorikan ke dalam dua bentuk :

1. risiko spekulatif, dan
2. risiko murni.

Risiko spekulatif

Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadai perusahaan yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat memberikan kerugian. Risiko spekulatif kadang-kadang dikenal pula dengan istilah risiko bisnis(business risk). Seseorang yang menginvestasikan dananya disuatu tempat menghadapi dua kemungkinan. Kemungkinan pertama investasinya menguntungkan atau malah investasinya merugikan. Risiko yang dihadapi seperti ini adalah risiko spekulatif. Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat menimbulkan kerugian.

Risiko murni

Risiko murni (pure risk) adalah sesuatu yng hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu contoh adalah kebakaran, apabila perusahaan menderiat kebakaran,maka perusahaan tersebut akan menderita kerugian. kemungkinan yang lain adalah tidak terjadi kebakaran. Dengan demikian kebakaran hanya menimbulkan kerugian, bukan menimbulkan keuntungan, kecuali ada kesengajaan untuk membakar dengan maksud-maksud tertentu. Risiko murni adalah sesuatu yang hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu cara menghindarkan risiko murni adalah dengan asuransi. Dengan demikian besarnya kerugian dapat diminimalkan. itu sebabnya risiko murni kadang dikenal dengan istilah risiko yang dapat diasuransikan ( insurable risk ).

Perbedaan utama antara risiko spekulatif dengan risiko murni adalah kemungkinan untung ada atau tidak, untuk risiko spekulatif masih terdapat kemungkinan untung sedangkan untuk risiko murni tidak dapat kemungkinan untung.

Manajemen Risiko

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/ metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi resiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan risk manajemen melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam perkembangannya Resiko-resiko yang dibahas dalam manajemen resiko dapat diklasifikasi menjadi

• Risiko Operasional
• Risiko Hazard
• Risiko Finansial
• Risiko Strategik

Hal ini menimbulkan ide untuk menerapkan pelaksanaan Manajemen Risiko Terintegrasi Korporasi (Enterprise Risk Management). Manajemen Risiko dimulai dari proses identifikasi risiko, penilaian risiko, mitigasi,monitoring dan evaluasi.

Referensi :

Ø (http://achenk11.wordpress.com/2009/10/03/manajemen-proyek-manajemen-resiko/)

Ø (http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_resiko)

Manajemen Proyek

MANAJEMEN PROYEK

Oleh : Annaas Pamungkas

Sistem Komputer

Universitas Gunadarma

Manajemen proyek adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek.

Hal pertama yang harus dianggap sebagai manajemen proyek adalah bahwa proyek ini diantarkan dengan batasan yang ada. Hal kedua adalah kemungkinan terbaik distribusi sumber daya. Manajemen proyek adalah seni mengontrol baik hal selama proyek, dari sejak dimulai sampai selesai.

# Karakteristik proyek:

- Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya

- Dibatasi oleh biaya/budget

- Dibatasi oleh kualitas

- Biasanya tidak berulang-ulang

# Contoh proyek:

- Pembuatan rumah

- Pembuatan jalan raya

- Pembuatan jembatan

- Pembuatan iklan perusahaan

- Pembentukan tim evaluasi lokasi baru perusahaan

- Pembuatan prototipe produk baru

- dll

Menurut H. Kurzner (1982)

Manajemen Proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh lagi manajemen proyek mengggunakan pendekatan hirarki vertical dan horizontal.

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasidan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Oleh karena itu, konsep manajemen proyek meliputi :

1. Proyek merupakan suatu kegiatan yang sifatnya sementara dengan tujuan tertentu dan memanfaatkan sumber-sumber daya.
2. Manajemen proyek adalah proses pencapaian tujuan proyek dalam suatu wadah tertentu.
3. Manajemen proyek meliputi langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan penyelesaian proyek.
4. kendala atau hambatan proyek adalah spesifikasi kerja, jadwal waktu dan dana.
5. Bentuk organisasi atau wadah yang dimaksud dalam manajemen proyek adalah organisasi fungsional, koordinator, gugus tugas (task force) dan matrik.

Alasan pemilihan manajemen proyek :

1. Tingkat kesulitan dalam tugas-tugas yang diperintahkan meningkat.
2. Cepatnya perkembangan teknik baik teori maupun praktek.
3. Biaya meningkat, lamanya bisa dipakai suatu barang menurun dan hilangnya nilai suatu barang.
4. Resiko-resiko dan biaya-biaya proyek di masa datang dapat turun.

Langkah-langkah yang harus dilakukan orang untuk dapat memasuki atau menguasai manajemen proyek, meliputi :

1. Orang tersebut harus mampu untuk menganalisa kesempatan berusaha yang akhirnya diwujudkan dalm bentuk proyek, dengan memperhatikan : peraturan-peraturan yang ada, kemungkinan ekspansi, kemudahan barang-barang, modal dan bahan mentah dan lain-lain.
2. Orang tersebut harus mampu untuk menghayati karakteristik (sifat) dan batasan proyek sebelum mengambil keputusan suatu proyek.
3. Orang tersebut harus menyadari bahwa manajemen proyek membutuhkan suatu wadah atau organisasi.

Setelah langkah-langkah tersebut dikuasai, barulah kita memutuskan dalam mengambil keputusan untuk investasi pada proyek. Adapun tujuan keputusan investasi adalah untuk memaksimalkan nilai pemilik badan usaha (laba).

Referensi :

Ø (http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek)

Ø (Akhirsonson Karaini, Armaini, Pengantar Manajemen Proyek, 1994. Penerbit Universitas Gunadarma Depok.)