1. Letter
Head
Berisikan informasi alamat dari
instansi atau pembuat surat yang dapat dihubungi oleh si pembaca surat. Isi
dari Letter Head biasanya informasi perusahaan atau instansi pembuat surat yang
berupa nama perusahaan atau instansi, logo, alamat, nomor telepon, serta kode
pos. Dengan informasi tersebut penerima surat akan percaya adanya instansi atau
perusahaan yang membuat surat.
Ø Contoh
kepala surat dari instansi :
Ø English British
Informasi alamat pembuat surat pada kepala surat biasanya terletak pada pojok kanan atas surat.
Ø American
British
Informasi alamat
pembuat
surat pada kepala surat yang biasanya terletak pada pojok kiri atas dibawah tanggal, atau pada akhir surat di bawah tanda tangan.
ü Posisi
pojok kiri atas di bawah tanggal
ü Posisi
akhir surat dibawah tanda tangann
2. Date
Berisikan tanggal, bulan, serta tahun dari pembuatan surat.
Ø English British
Pada model ini biasanya tanggal ditempatkan sebelum bulan kemudian tahun. Posisi dari tanggal dapat ditempatkan dibawah informasi pembuat surat ataupun di pojok kiri atas.
Contoh : 30 October 2003
Ø American
British
Pada
model ini biasanya bulan ditempatkan
sebelum hari kemudian tahun, serta sebelum tahun terdapat koma. Posisi dari
tanggal dapat ditempatkan di pojok kiri atas, di atas informasi si pembuat
surat.
Contoh
: October 30, 2003
3. Inside Address
Merupakan informasi dari penerima surat baik berupa alamatnya, kode pos, maupun Negara.
Ø British English
Pada model ini penerima surat berada di baris yang sama dengan tanggal surat atau satu baris di bawah tanggal.
Ø American
English
Pada
model ini penerima surat berada dua baris di bawah informasi pengirim, jika
tanggal surat berada di atas pojok kiri atau penerima surat berada dua baris di
bawah tanggal jika informasi pengirim terletak di pojok kanan atas.
4. Subject
Merupakan suatu perihal yang menjadi alasan
dibuatnya suatu surat oleh si pembuat kepada si penerima surat. Untuk
membedakan baris subject dengan isi surat dapat dituliskan yakni :
1)
Tulisan “Subject” atau “Re:”
2)
Isi tulisan Subject menggunakan huruf
kapital
3)
Isi tulisan Subject menggunakan huruf
tebal
Ø English
British
Pada
model ini biasanya ditempatkan di antara salam penghormatan dan isi dari surat.
Ø American
English
Pada
model ini biasanya ditempatkan di bawah penerima surat serta di atas salam
penghormatan/salam pembuka.
5. Salutation
Merupakan suatu salam pembuka pada surat
yang berupa penghormatan kepada si penerima surat.
Ø Jika
kita mengetahui surat yang akan dikirim kepada seseorang yang kita kenal :
Dear
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + nama keluarga
Contoh
: Dear Mr Akhmad
Ø
Dapat pula ditulis dengan nama
lengkapnya serta jika kita
tidak mengetahui jenis kelamin :
Dear + Nama Lengkap
Contoh : Dear Anto Wahyudi
Ø Dari sisi penulisan tanda baca :
Ø
Penulisan
singkatan :
6. Body
of Letter
Body of Letter
merupakan isi dari surat yang menjadi pembahasan mengenai tujuan dan alasan
pembuatan surat. Biasanya pada paragraf pertama berupa ramah-tamah yang
membuat perhatian pembaca terfokus untuk paragraf selanjutnya atau pun berupa pendahuluan serta alasan dari penulisan surat, pada paragraf selanjutnya
dijabarkan informasi penting secara detail dari penulisan surat. Paragraf penutup
menjelaskan kembali tujuan dari pembuatan surat serta meminta kepada pembaca
untuk menindaklanjuti dari informasi yang telah didapat pada paragraf
sebelumnya.
Bagian utama surat harus berbentuk
format :
Ø Single
spasi antar baris
Ø Baris
kosong setiap berganti paragraf baru
7. Complementary
Close
Berupa salam penutup yang merupakan
salah satu penghormatan dari pembuat surat. Berikan sebanyak 4 spasi baris
untuk tanda tangan pembuat surat yang disertai dengan nama.
Ø British
English
ü Jika
nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”
ü Jika
nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Faithfully”.
ü Jika
pada salam pembuka di akhir baris terdapat tanda baca koma (,) maka di akhir
baris pada salam penutup juga dicantumkan tanda baca koma (,). Contoh : Dear Mr
Evan, (Salam Pembuka) maka Yours sincerely, atau Sincerely yours, (Salam Penutup).
ü Selain
dari salam penutup yang bersifat formal seperti pada tabel dibawah ini, terdapat
salam penutup yang bersifat nonformal seperti best wishes, best regards, with
warmest regards, kind regards.
Ø American
English
ü Nama
penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan
“Sincerely”
ü Selain
dari salam penutup yang bersifat formal seperti pada tabel dibawah ini,
terdapat salam penutup yang bersifat nonformal seperti cordially yours, thank
you, regards.
8. Signature
Merupakan suatu tanda tangan pembuat surat agar terlihat bahwa surat yang dibuat bersifat resmi atau penting. Contoh format dari tanda tangan beserta salam penutup :
9. Initial
Penggunaan initial pada English Business Letter
menunjukkan inisial pembuat surat serta yang mengetik atau mempersiapkan surat
tersebut. Initial dapat dicantumkan atau tidak, sesuai dengan keinginan pembuat
surat. Yang pertama kali dicantumkan pada initial adalah pembuat surat dengan
huruf kapital, diikuti tanda titik dua (:) atau tanda slash (/), kemudian
initial yang mengetik atau mempersiapkan surat. Contoh, pembuat surat adalah
Annaas Pamungkas dan pengetik adalah Rani Marlina (AP/rm atau AP:rm).
10. Enclosure
Penggunaan enclosure pada English Business Letter dapat
dicantumkan atau tidak, sesuai dengan terdapatnya suatu lampiran surat. Enclosure
dicantumkan beserta daftar jenis lampiran yang dikirim bersama surat. Dapat
dituliskan berupa “Enclosure:” atau “Enc:”. Contoh :
Ø Enclosure:
Brochure 2009
Ø Enc:
Brochure 2009
11. Carbon
Copy
Penggunaan Carbon copy pada English Business Letter dicantumkan
jika terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada selain penerima surat. Jika
salinan surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima salinan surat
dipisah tanda baca koma (,). Biasanya penulisan carbon copy pada surat
disingkat menjadi “cc:”. Contoh :
Ø cc:
Rahmat Hidayat
Ø cc:
Rahmat Hidayat, Afriandi S.kom
Format dari English Business Letter
Format
bentuk surat ini pada letter head, date, inside address, subject, salutation,
body of letter, complementary close, signature atau secara keseluruhan dari
format surat berada di posisi rata kiri.
.
2.
Modified
Block Business Letter
Format bentuk surat ini pada letter
head, date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan.
Bagian lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of
letter, maupun enclosure jika terdapatnya lampiran surat, berada di posisi rata
kiri.
3. Indented
English Letter
Format bentuk surat ini pada letter head,
complementary close, dan signature
berada di tengah surat. Sedangkan pada date berada di posisi
rata kanan. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject,
salutation, serta body of letter berada di posisi rata kiri. Namun, pada baris
inside address maupun subject akan bertambah spasinya atau setiap baris semakin
ke kanan sebanyak jumlah baris dari inside address serta subject. Pada setiap
awal paragraf dari isi surat memiliki spasi.
4. Semi-Block
English Letter
Format bentuk surat ini pada letter head, date,
complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Bagian
yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of
letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap
awal paragraf dari isi surat memiliki spasi.
5. Hanging
English Letter
Format ini bentuk surat pada letter head berada di posisi tengah surat. Sedangkan pada date,
complementary close, dan signature berada di posisi kanan surat. Bagian yang
lain pada surat seperti inside address, subject, salutation,
body of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal baris paragraf dari isi surat berada di posisi rata kiri,
namun baris-baris berikutnya pada paragraf memiliki spasi.
Sumber
:
Ø http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/
Ø http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter
Ø http://www.savvy-business-correspondence.com/
Ø http://www.ego4u.com/en/business-english/communication/business-letter
Ø http://www.kcitraining.com/styleguide/book/letelem.html
Ø http://www.studyenglishtoday.net/business-letter-parts.html
Ø http://business-letter-samples.com/block-style.html
Ø http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles
