English Business Letter

   

Posted by Annaas Pamungkas

1.      Letter Head

Berisikan informasi alamat dari instansi atau pembuat surat yang dapat dihubungi oleh si pembaca surat. Isi dari Letter Head biasanya informasi perusahaan atau instansi pembuat surat yang berupa nama perusahaan atau instansi, logo, alamat, nomor telepon, serta kode pos. Dengan informasi tersebut penerima surat akan percaya adanya instansi atau perusahaan yang membuat surat.

   Ø  Contoh kepala surat dari instansi :

Ø  English British

Informasi alamat pembuat surat pada kepala surat biasanya terletak pada pojok kanan atas surat.

Ø  American British

        Informasi alamat pembuat surat pada kepala surat yang biasanya terletak pada pojok kiri atas dibawah          tanggal, atau pada akhir surat di bawah tanda tangan.

  ü Posisi pojok kiri atas di bawah tanggal

  ü Posisi akhir surat dibawah tanda tangann

2. Date

    Berisikan tanggal, bulan, serta tahun dari pembuatan surat.

Ø  English British

Pada model ini biasanya tanggal ditempatkan sebelum bulan kemudian tahun. Posisi dari tanggal dapat ditempatkan dibawah informasi pembuat surat ataupun di pojok kiri atas.

Contoh : 30 October 2003

  Ø  American British

      Pada model ini biasanya  bulan ditempatkan sebelum hari kemudian tahun, serta sebelum tahun terdapat        koma. Posisi dari tanggal dapat ditempatkan di pojok kiri atas, di atas informasi si pembuat surat.

      Contoh : October 30, 2003

3. Inside Address

Merupakan informasi dari penerima surat baik berupa alamatnya, kode pos, maupun Negara.

Ø British English

Pada model ini penerima surat berada di baris yang sama dengan tanggal surat atau satu baris di bawah tanggal.

  Ø  American English

      Pada model ini penerima surat berada dua baris di bawah informasi pengirim, jika tanggal surat berada   di atas pojok kiri atau penerima surat berada dua baris di bawah tanggal jika informasi pengirim terletak di pojok kanan atas.

4. Subject

Merupakan suatu perihal yang menjadi alasan dibuatnya suatu surat oleh si pembuat kepada si penerima surat. Untuk membedakan baris subject dengan isi surat dapat dituliskan yakni :

             1)      Tulisan “Subject” atau “Re:”

             2)      Isi tulisan Subject menggunakan huruf kapital

             3)      Isi tulisan Subject menggunakan huruf tebal

Ø  English British

        Pada model ini biasanya ditempatkan di antara salam penghormatan dan isi dari surat.

Ø  American English

               Pada model ini biasanya ditempatkan di bawah penerima surat serta di atas salam penghormatan/salam        pembuka.

5.  Salutation

Merupakan suatu salam pembuka pada surat yang berupa penghormatan kepada si penerima surat.

   Ø  Jika kita mengetahui surat yang akan dikirim kepada seseorang yang kita kenal :

           Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + nama keluarga

          Contoh : Dear Mr Akhmad

Ø  Dapat pula ditulis dengan nama lengkapnya serta jika kita tidak mengetahui jenis kelamin :

          Dear + Nama Lengkap  

         Contoh : Dear Anto Wahyudi

     Jika kita tidak mengetahui nama dari penerima surat :

Ø  Dari sisi penulisan tanda baca :

Ø  Penulisan singkatan :

6.   Body of Letter

Body of Letter merupakan isi dari surat yang menjadi pembahasan mengenai tujuan dan alasan pembuatan surat. Biasanya pada paragraf pertama berupa ramah-tamah yang membuat perhatian pembaca terfokus untuk paragraf selanjutnya atau pun berupa pendahuluan serta alasan dari penulisan surat, pada paragraf selanjutnya dijabarkan informasi penting secara detail dari penulisan surat. Paragraf penutup menjelaskan kembali tujuan dari pembuatan surat serta meminta kepada pembaca untuk menindaklanjuti dari informasi yang telah didapat pada paragraf sebelumnya.

Bagian utama surat harus berbentuk format :

   Ø  Single spasi antar baris

   Ø  Baris kosong setiap berganti paragraf baru

7.     Complementary Close

Berupa salam penutup yang merupakan salah satu penghormatan dari pembuat surat. Berikan sebanyak 4 spasi baris untuk tanda tangan pembuat surat yang disertai dengan nama.

   Ø  British English

ü Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”

ü Jika nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka  maka digunakan “Faithfully”.

ü Jika pada salam pembuka di akhir baris terdapat tanda baca koma (,) maka di akhir baris pada salam penutup juga dicantumkan tanda baca koma (,). Contoh : Dear Mr Evan, (Salam Pembuka) maka Yours sincerely, atau Sincerely yours, (Salam Penutup).

ü Selain dari salam penutup yang bersifat formal seperti pada tabel dibawah ini, terdapat salam penutup yang bersifat nonformal seperti best wishes, best regards, with warmest regards, kind regards.

    Ø  American English

ü Nama penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan “Sincerely”

ü Selain dari salam penutup yang bersifat formal seperti pada tabel dibawah ini, terdapat salam penutup yang bersifat nonformal seperti cordially yours, thank you, regards.

8. Signature

Merupakan suatu tanda tangan pembuat surat agar terlihat bahwa surat yang dibuat bersifat resmi atau penting. Contoh format dari tanda tangan beserta salam penutup :

9. Initial

   Penggunaan initial pada English Business Letter menunjukkan inisial pembuat surat serta yang mengetik atau mempersiapkan surat tersebut. Initial dapat dicantumkan atau tidak, sesuai dengan keinginan pembuat surat. Yang pertama kali dicantumkan pada initial adalah pembuat surat dengan huruf kapital, diikuti tanda titik dua (:) atau tanda slash (/), kemudian initial yang mengetik atau mempersiapkan surat. Contoh, pembuat surat adalah Annaas Pamungkas dan pengetik adalah Rani Marlina (AP/rm atau AP:rm).

10.  Enclosure

Penggunaan enclosure pada English Business Letter dapat dicantumkan atau tidak, sesuai dengan terdapatnya suatu lampiran surat. Enclosure dicantumkan beserta daftar jenis lampiran yang dikirim bersama surat. Dapat dituliskan berupa “Enclosure:” atau “Enc:”. Contoh :

   Ø  Enclosure: Brochure 2009

   Ø  Enc: Brochure 2009

11.  Carbon Copy

Penggunaan Carbon copy pada English Business Letter dicantumkan jika terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada selain penerima surat. Jika salinan surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima salinan surat dipisah tanda baca koma (,). Biasanya penulisan carbon copy pada surat disingkat menjadi “cc:”. Contoh :

   Ø  cc: Rahmat Hidayat

   Ø  cc: Rahmat Hidayat, Afriandi S.kom

Format dari English Business Letter

 1.    Full Block Business Letter

   Format bentuk surat ini pada letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi rata kiri.

.

2.      Modified Block Business Letter

Format bentuk surat ini pada letter head, date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan. Bagian lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter, maupun enclosure jika terdapatnya lampiran surat, berada di posisi rata kiri.

3.      Indented English Letter

Format bentuk surat ini pada letter head, complementary close, dan signature berada di tengah surat. Sedangkan pada date berada di posisi rata kanan. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, serta body of letter berada di posisi rata kiri. Namun, pada baris inside address maupun subject akan bertambah spasinya atau setiap baris semakin ke kanan sebanyak jumlah baris dari inside address serta subject. Pada setiap awal paragraf dari isi surat memiliki spasi.

4.      Semi-Block English Letter

Format bentuk surat ini pada letter head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal paragraf dari isi surat memiliki spasi. 

5.      Hanging English Letter

Format ini bentuk surat pada letter head berada di posisi tengah surat. Sedangkan pada date, complementary close, dan signature berada di posisi kanan surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal baris paragraf dari isi surat berada di posisi rata kiri, namun baris-baris berikutnya pada paragraf memiliki spasi.

 

Sumber :

Ø  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/

Ø  http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter

Ø  http://www.savvy-business-correspondence.com/

Ø  http://www.ego4u.com/en/business-english/communication/business-letter

Ø  http://www.kcitraining.com/styleguide/book/letelem.html

Ø  http://www.studyenglishtoday.net/business-letter-parts.html

Ø  http://business-letter-samples.com/block-style.html

Ø  http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles